A algunos se les prendió la ampolleta y la idea de hacer una AirsoftExpo prendió inmediatamente.
Pero la cosa no es llegar y decir "ya". Hay cosas que se deben tener en consideración antes de realizar una convención o exposición de todos los temas. Casos como el de las Ferias Friki, Convenciones de Hobby, Comic Con, etc. El siguiente es un artículo sacado de la web (link al final de esta columna) en la cual nos dan tips para hacer una buena exposición airsoftera.
En los últimos años los organizadores de exposiciones han visto que sus prioridades han cambiado de forma inesperada. Sin embargo, el objetivo primordial no ha cambiado – las exposiciones y las ferias siempre existirán para conectar a los compradores con los vendedores. Pero cuando se lleva a cabo un evento presencial en el 2022, los factores como el distanciamiento social y la sanidad deben ser prioridad, adicionales a los usuales como son atraer a la audiencia, agregar valor para sus expositores, organizar la logística de envíos, montajes, y desmontajes. Además, ya sabemos que la industria está afrontando una escasez de personal calificado. Los organizadores tienen que ser más recursivos con un número limitado de trabajadores.
¿Suena abrumador? En realidad, si es mucho lo que hay que hacer. Pero con una preparación cuidadosa, y con la ayuda de nuestra buena amiga la tecnología, usted puede planificar proactivamente para cada uno de estos factores y ejecutar una feria que sea exitosa para sus expositores, asistentes, y la organización.
Aquí le presentamos una Lista de Tareas para la Planificación de su Exposición.
POR HACER: Empiece Temprano
Para ejecutar una feria adecuadamente, lo mejor es comenzar la planificación con al menos un año de anticipación, de modo tal que cuente con el suficiente tiempo de preparar su presupuesto, encontrar un recinto, y definir sus objetivos. Usted quiere que su feria sea un mercado en donde se realicen las transacciones de negocios. Haga que su evento sea beneficioso tanto para los expositores como para asistentes, y de esta manera se garantiza que la gente vuelva año tras año. Más tiempo también facilita que pueda encontrar invitados especiales, presentadores, y entretenimiento adicional.
Entre las primeras cosas que debe seleccionar está la fecha y el recinto. Tenga en cuenta que usualmente el verano es la temporada más popular para llevar a cabo una feria, por lo tanto, solicite la fecha de su elección con anterioridad para asegurarla. También tenga en cuenta las fechas de fiestas por lo que podrían afectar en gran manera la asistencia a su evento.
Al elegir su recinto, analice de nuevo sus metas para la feria y cómo la ubicación podría agregar valor para sus expositores.
Por ejemplo, ¿cuáles ciudades llamarían más la atención de la gente? Destinos como Las Vegas y Orlando están entre los primeros en la lista por una buena razón. Y no se olvide del transporte. ¿El recinto que tiene en mente se encuentra en un área con facilidad de tráfico peatonal? Si no, ¿la gente podría utilizar el transporte público para llegar allí, ó tendrían que alquilar un auto? Por lo tanto, es mejor escoger un lugar en donde asistir al evento sea fácil y divertido.
Aparte de la ubicación, otras cosas a tener en cuenta al reservar un recinto incluyen el tamaño y el número de salones de reuniones, opciones de alimentos y bebidas, y equipos audiovisuales. Esta última es de especial importancia. En el caso de que su evento necesite ser modificado de evento presencial a virtual, ó híbrido, el recinto necesitará contar con la tecnología necesaria para apoyar el formato que se requiera. Y si las circunstancias piden que su evento sea aplazado ó definitivamente cancelado, asegúrese de que el recinto esté de acuerdo con un plan de contingencia antes de que firme ningún documento.
POR HACER: Consiga Personal Confiable
Crear un equipo en el que usted confíe es importante para producir una feria de éxito. Una vez que cuenta con el personal, puede tener una visión general de todo lo que se necesita hacer para ejecutar el evento.
Anteriormente mencionamos que la industria de eventos está sufriendo por escasez de personal experimentado. Las cancelaciones de eventos que han sido relacionadas con COVID han dejado a gente desempleada y que ha tenido que buscar trabajo en otra clase de negocios. Van a pasar muchos años para que la industria se recupere de la pérdida de tanto conocimiento colectivo – y mientras tanto, el show debe continuar.
Ser recursivos y aprender cómo hacer más con menos recursos son habilidades que se convierten en primordiales para los planificadores de eventos en tiempos de post-pandemia. De modo que para este fin, reunir un grupo de personal que pueda enfrentar los retos cuando lleguen momentos difíciles es importante, y el entrenamiento para ellos (aunado a capacitación adicional) es esencial.
Cada día se desarrollan nuevas tecnologías que pueden mejorar su feria, y usted necesita una persona que sepa utilizarlas. Siempre se deben aprovechar las oportunidades de entrenamiento y desarrollo. Cuando su personal tiene la posibilidad de aprender nuevas habilidades, es más efectivo, más eficiente, y más optimista acerca de su lugar dentro de la organización. Es más factible que quieran quedarse en su compañía. Después de que tenga un personal consolidado y confiable, no le de miedo delegar; eso hace parte del engranaje de un equipo que funciona bien.
POR HACER: Organice el Pabellón de Exposiciones
Entonces, ya tiene a un personal listo para apoyarlo, y ha elegido la fecha y el lugar para la feria. Todo va de maravilla, pero lo que viene después puede hacer que su evento funcione ó no: Diseñar el plano del recinto.
Utilice su distribución para maximizar el valor de la feria para sus expositores. Usted lo que quiere es que todos salgan del evento habiendo logrado sus objetivos.
Sin importar cuántos vendedores y expositores tenga, trate de organizar todo de forma tal que ellos tengan una exposición equitativa (aparte de sus socios de negocios y patrocinadores quienes deben tener preferencia en las mejores ubicaciones). Si es posible, sitúe los stands más grandes en los extremos de los pasillos para que no eclipsen a los más pequeños. Usted puede cobrar una tarifa especial para que los stands más grandes estén ubicados en lugares con más alta visibilidad.
La distribución del pabellón de su exposición debe ser capaz de acomodar a stands de diferentes estilos y tamaños. El diseño del stand generalmente lo decide el expositor, pero el plano de su recinto determina qué tipo de diseño sería el mejor para ellos, y también los objetivos que esperan del evento. Entendiendo qué es lo que quieren lograr sus expositores al participar en su evento le puede ayudar en la organización de la distribución que mejor funcione para todos.
POR HACER: Tome Precauciones de Seguridad
Es imprescindible que se observen los protocolos de seguridad para la pandemia de COVID-19, de esta manera la gente se siente cómoda al asistir a un evento presencial. Las ferias pueden atraer miles de invitados, todos congregados en una misma área y tocando las mismas cosas. Cuando usted lleva a cabo un evento en el 2022, necesita tomar las medidas adecuadas para mantener a la gente segura mientras atienden el evento.
Aquí el distanciamiento social es el factor principal, y es el que debe hacer cumplir. En el momento que esté diseñando el diagrama del plano de su recinto, decida en cuál dirección debe fluir el tráfico peatonal. El día del evento, claramente indique esta dirección utilizando avisos ó a miembros del personal dedicados para ello. Diseñe los pasillos lo suficientemente amplios para que se adapten al número de visitantes que usted espera. Incluya pasillos entre los stands para mantenerlos a una distancia segura. También debe espaciar a los stands que son de alto interés para reducir el riesgo de embotellamientos.
La higiene es el otro factor importante. Familiarícese con el plan de limpieza en el recinto. Los baños deben estar siempre limpios y con los artículos adecuados para el lavado de manos. Además, es una buena idea colocar unas estaciones de higiene con máscaras y desinfectante de manos en todo el recinto. Le corresponde a los expositores mantener sus stands limpios, pero puede apoyarlos ofreciéndoles suministros de limpieza. Consulte con el recinto para encontrar maneras de reducir los puntos de contacto físicos y utilizar sensores sin contacto en donde sea posible. Esto puede incluir todo desde tiquetes digitales hasta pedales en los contenedores de basura. La señalización digital y los códigos QR escaneables pueden ayudarle y a sus expositores a eliminar los mapas y catálogos impresos.
POR HACER: Atraiga a los Expositores
En este momento usted ha chequeado algunas de las tareas más grandes previas al evento; los planes para su feria están saliendo muy bien. Es tiempo que llene su plano del recinto con stands de los expositores.
Primero, necesita difundir la información del evento con un plan promocional. Mercadear su feria de manera consistente en las semanas previas a la inauguración genera emoción e interés. Cuando se realiza correctamente, hace de su feria un evento al que se debe asistir, tanto para expositores como para invitados.
Cree una estrategia múltiple de promoción del evento que aparezca en diferentes plataformas. Plataformas y métodos de mercadeo varían y tienen una amplia variedad de costos. Si usted cuenta con el presupuesto, las campañas de correo directo y los anuncios comerciales pueden ser efectivos. Las opciones que son de menor costo incluyen los medios sociales, email, y las páginas de internet. Siga publicitando la feria a los expositores hasta llegar al cierre de las inscripciones. Continúe la difusión del evento entre los asistentes hasta el cierre final del evento.
Una vez que su campaña promocional se encuentre en marcha la, piense en las formas en que puede agregar valor para los expositores. Así como lo mencionamos anteriormente, el objetivo primordial de una feria es conectar a los compradores con los vendedores. Miles de ferias se llevan a cabo alrededor del mundo cada año y es imposible para un expositor asistir a todas ellas. Como organizador, debe ingeniarse cómo hacer que su evento se destaque de los demás puesto que los expositores potenciales desean saber cómo se beneficiarán al atender específicamente al suyo.
Existen formas en las que usted puede hacer más atractivo el negocio para los expositores. Una de ellas es el emparejamiento orientado.
Los programas de emparejamiento orientado utilizan la información del invitado que se ha recolectado al momento de la inscripción para emparejar a los expositores con prospectos calificados que en realidad están interesados en su producto. El emparejamiento orientado también facilita las relaciones para los asistentes, con listas personalizadas de los expositores que recomiendan visitar. Ayudando a sus vendedores y a los invitados a concentrarse en las conexiones con mayor potencial agrega valor a su evento.
Algo adicional que puede hacer es que la experiencia de inscripción sea lo más sencilla posible. Atrás quedaron los días de llamar por teléfono para ordenar un stand para arrendarlo. Ofrecer opciones de auto servicio para los expositores simplifica y agiliza el proceso para todos.
Las soluciones de Ungerboeck para manejo de exposiciones y ferias incluye el Portal del Expositor, un hub de auto servicio en donde los expositores pueden completar la mayoría de sus tareas antes de que inicie el evento. Los organizadores crean listas de verificación con plazos establecidos para ayudar a que todos estén sintonizados y asegurar que nada quede desatendido. Los pagos y los mensajes también pueden ser enviados a través de este portal, facilitando estos procesos para los expositores y los miembros de su personal.
Y hablando de facilitar, aquí cabe mencionar un área que puede diferenciar a su evento y que cautivará a sus expositores potenciales: Encárguese del montaje y desmontaje de los stands. Disponga lo necesario para permitir que los expositores puedan enviar las partes pesadas y complicadas de los stands directamente al recinto, ó sino ofrezca el servicio de recolección y entrega a una instalación de almacenamiento cerca al recinto hasta que sea tiempo del evento.
Ayudar con la logística del stand le ayuda a los expositores a resolver un dilema que ellos mismos no tienen en cuenta sino hasta al final. Esto les libera tiempo que pueden utilizar haciendo conexiones, cerrando negocios, y estableciendo contactos con colegas – todo lo cual los motivará a volver el próximo año.
POR HACER: Asegure Patrocinadores para la Feria
La planificación de su exposición va de maravilla, y usted ya casi completa todas las tareas. Ahora es el momento de asegurar a los patrocinadores que le ayudarán a asumir la carga del presupuesto.
Nombres reconocidos dentro de su industria pueden ser excelentes patrocinadores porque solo el poder de reconocimiento de esos nombres atrae a la gente. Su evento también obtiene prestigio y credibilidad inmediata, y esto atraerá más personas a sus eventos futuros. Además, puede buscar fuera de su industria, en lugares como estaciones de radio (publicidad gratuita!), compañías tecnológicas (estaciones de recargo de marca reconocida!), e incluso organizaciones con iniciativas verdes (botellas de agua de plástico sostenibles!).
Al ponerse en contacto con los patrocinadores potenciales, demuestre con claridad los beneficios de su paquete de patrocinio. Cuando una organización patrocina su evento, está de acuerdo en proveer dinero, productos, ó servicios a cambio de la exposición del negocio, así que encuentre formas de brindarles un tratamiento preferencial. Por ejemplo, puede ofrecerles los stands más grandes ó incluso uno de manera gratuita, oportunidades de marca y de promoción, menciones en todas las comunicaciones, y otros beneficios especiales. Y para hacerlo aún más exclusivo, intente con paquetes de niveles. Puede ofrecer no más de diez de los paquetes más costosos y comunicarles que sólo estarán disponibles a los primeros que muestren interés en ellos.
Y este es el final de su lista de tareas para la planificación de una feria exitosa en el 2022. Aun cuando el trabajo no acaba aquí – todavía le queda ejecutar el evento, pero esa es una lista diferente de tareas – estos consejos le ayudarán a crear una experiencia excelente para usted, sus expositores, y sus clientes.
Fuente: Ungerboeck.com
Sgt. Joe McDraken (@joe_mcdraken)
Team Lider
USMC Airsoft Team Chile
K-Joe AirsoftRadio
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